141002 – 09112015 – Regulile privind documentele financiar-contabile vor fi modificate ca urmare a unui proiect de act normativ lansat recent de Ministerul Finanțelor care ar urma să intre în vigoare de la 1 ianuarie 2016
În proiectul de ordin sunt prevăzute mai multe schimbări, printre care posibilitatea de a păstra arhiva documentelor financiar-contabile pe suport electronic şi eliminarea obligaţiei ca actele să fie întocmite într-un număr minim de exemplare.
Normele de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile urmează să fie simplificate şi actualizate, notează avocatnet.ro. Măsurile de revizuire au fost realizate în concordanţă cu legislaţia actuală şi au fost corelate şi cu prevederile cuprinse în reglementările contabile aplicabile, se arată în referatul proiectului de ordin.
De la 1 ianuarie 2016, registrul jurnal de încasări şi plăţi va fi eliminat din nomenclatorul documentelor financiar-contabile, alături de alte formulare financiar-contabile, ca de exemplu: procesul-verbal de plăţi, fişa de cont analitic pentru cheltuieli de producţie sau fişa de cont analitic pentru cheltuieli.
Arhivarea documentelor se va putea face şi în format electronic
Începând de anul următor, documentele vor putea fi arhivate atât pe hârtie, cât şi pe suport electronic. Conform reglementărilor propuse de Ministerul Finanţelor, documentele financiar-contabile se vor putea păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul programelor informatice. Singura condiţie este ca ele să poată fi listate în orice moment (de exemplu, la cererea organelor de control – n.red).
Tot în ceea ce priveşte arhivarea, au apărut noi tipuri de documente care se vor păstra timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite. Este vorba despre lista zilnică de alimente şi borderoul de achiziţie.
În plus, dacă până acum registrele de contabilitate şi celelalte documente financiar-contabile trebuiau păstrate doar la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, din 2016, ele vor putea fi păstrate şi la sediile sociale ale operatorilor economici.
Reguli mai stricte pentru firmele de arhivare
În noul proiect de ordin a mai fost introdusă şi obligaţia ca ”persoanele care arhivează în baza unui contract oneros documentele financiar-contabile ale unei entităţi să fie autorizate, potrivit legii”. Cu alte cuvinte, acestea trebuie să deţină o autorizaţie în prestarea de servicii arhivistice.
Documentele care atestă că o persoană este calificată în domeniul arhivistic sunt, potrivit informaţiilor de pe site-ul Arhivelor Naţionale ale României: diplomele, certificatele sau atestatele eliberate de facultăţile de profil acreditate de Ministerul Învăţământului, prin centrele de formare continuă acreditate de Autoritatea Naţională pentru Calificări, prin centrele de formare continuă postuniversitare ale universităţilor constituite conform Legii Educaţiei Naţionale nr. 1/2011, sau prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică.
Ce informaţii trebuie să conţină actele financiar-contabile
Documentele justificative şi documentele contabile (fie ele fişe, registre sau jurnale) nu vor mai avea un conţinut minimal obligatoriu, urmând ca din 2016 să fie reglementate numai elementele principale pe care firmele vor trebui să le completeze în ele.
Astfel, potrivit prevederilor, toate documentele justificative trebuie să cuprindă informaţii despre: denumirea documentului; denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul; – numărul documentului şi data întocmirii acestuia; menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul); conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz; numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.
În ceea ce priveşte documentele contabile (registre, jurnale, fişe, note) care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, acestea trebuie să cuprindă următoarele date: denumirea entităţii; data întocmirii documentului contabil; felul, numărul şi data documentului justificativ; sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate; conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare; semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.
Documentele nu mai trebuie întocmite într-un număr minim de exemplare
De la 1 ianuarie 2016, contabilii nu vor trebui să întocmească un număr minim de exemplare al unui document.
”Numărul de exemplare al documentelor financiar-contabile se stabileşte prin proceduri proprii, în funcţie de necesităţile entităţilor”, se arată în proiectul de act normativ.
În mod similar, şi circuitul documentelor financiar-contabile între diversele departamente urmează să fie stabilit tot prin proceduri proprii de fiecare agent economic.
Vor fi actualizate perioadele pentru realizarea balanţei de verificare
Din 2016, balanţa de verificare (documentul contabil folosit pentru verificarea înregistrării corecte a operaţiunilor efectuate – n.red.) va fi întocmită ”cel puţin la încheierea exerciţiului financiar, la termenele de întocmire a situaţiilor financiare, a raportărilor contabile, precum şi la finele perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească declaraţia privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii”.
În momentul de faţă, balanţele de verificare a conturilor sintetice şi a conturilor analitice erau întocmite cel puţin o dată pe an, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a raportărilor contabile, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare şi ori de câte ori se consideră necesar.
Ce alte schimbări vor mai apărea din 2016
Documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse vor fi actualizate conform unor noi termene de reconstituire. Noile reglementări arată că procedura de reconstituire se va finaliza în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forţă majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia”.
Ordinele de deplasare, chitanţele sau deconturile pentru operaţiuni de participaţie vor fi conforme cu legea chiar şi în lipsa ştampilei. Obligaţia de a aplica ştampila pe documentele financiar-contabile a fost eliminată pe 23 iulie 2015, dată la care a intrat în vigoare OUG 17/2015. – PROMPT MEDIA
foto:impactreal.ro
